RZL Kanzlei-Informations-­System (KIS)

Erstellung von Briefen und E-Mails direkt aus dem KIS über die angebundenen MS-Office-Programme. Mit Hilfe von Mustervorlagen werden Briefe automatisch mit den im KIS verwalteten Stammdaten befüllt. Die im Modul KIS Korrespondenzverwaltung umfassten Microsoft-Office-AddIns ermöglichen – in Kombination mit der RZL KIS-Dokumentenverwaltung – die klientenbezogene Ablage/Speicherung der Korrespondenzen (E-Mails, Briefe, ...) im KIS und damit eine lückenlose Dokumentation der gesamten Brief- und E-Mail-Kommunikation einer Kanzlei. Umfangreiche Filter-, Sortier- und Suchmöglichkeiten ermöglichen das rasche Auffinden digitaler Dokumente und Informationen. Post-Ein/Ausgangsbuch: Nachweis von Ein- und Ausgängen wichtiger Schriftstücke.

Mit der RZL KIS Dokumentenverwaltung können Sie digitale Dokumente klientenbezogen im RZL KIS speichern und diese jederzeit wieder aufrufen. Beispielsweise können alle über den RZL PDF-Manager erstellten Auswertungen aus den RZL Programmen direkt im RZL KIS beim Klienten abgelegt und jederzeit wieder eingesehen werden. Gleiches gilt – in Kombination mit der RZL KIS Korrespondenz-Verwaltung – für die E-Mail-Korrespondenz bzw. für andere digitale Dokumente (Word, Excel, PDF, usw.). Alle Dokumente können beschlagwortet bzw. nach verschiedenen Kriterien gefiltert und sortiert werden.

Aufbauend auf die RZL KIS Dokumentenverwaltung steht optional die zertifizierte RZL Dokumenten-/Belegverwaltung plus für revisionssicheres Arbeiten zur Verfügung. Weitere Infos dazu finden Sie hier.

Mit Hilfe des optional verfügbaren RZL FIBU/EA Moduls Belegverarbeitung (sowie des RZL KIS & Board Basis-Programmes) können digitale Belege effizient verarbeitet und in den RZL Programmen verknüpft werden. Weitere Infos dazu finden Sie hier. 

Das Modul RZL Dokumentenverwaltung-/Belegverwaltung plus ist ein optionales, praktisches Zusatzmodul zur RZL KIS Dokumentenverwaltung bzw. zur RZL FIBU/EA Belegverarbeitung. Mit Hilfe der RZL Dokumentenverwaltung-/Belegverwaltung plus werden sämtliche Dokumente und / oder Belege nicht im Dateisystem, sondern direkt in Ihrer RZL Datenbank abgelegt. Unberechtigte Zugriffe und Änderungen über das Dateisystem sind damit nicht möglich.

Die RZL Dokumentenverwaltung-/Belegverwaltung plus ist zertifiziert und ermöglicht bei Erfüllung bestimmter Voraussetzungen ein revisionssicheres Management digitaler Dokumente und Belege. Weitere Informationen dazu finden Sie hier.

Weitere Vorteile: Versionierung von Dokumenten bzw. Belegen. Auschecken, Einchecken und Versiegeln von Dokumenten. Seiten zu gebuchten Belegen hinzufügen.

Auch für revisionssichere Belegablage nutzbar!
Neben digitalen Dokumenten können mit Hilfe des optional verfügbaren RZL FIBU / EA Moduls Belegverarbeitung, sowie des RZL KIS & Board Basis-Programmes, auch digitale Belege effizient und revisionssicher verwaltet werden. Details dazu finden Sie hier. 

Unterstützt die Kanzleiorganisation im Bereich Aufgaben, Fristen, Termine bzw. Quoten (Erfassung, Überblick, Kontrolle und Erledigung). Bietet die Möglichkeit, aus Ereignissen eine Aufgabe für einen oder mehrere Mitarbeiter zu generieren oder automatisiert – und bei Bedarf auch wiederkehrend – generieren zu lassen. Aufgaben können verteilt, weitergeleitet oder erledigt werden. Der Status der Aufgabe ist jederzeit ersichtlich. Möglichkeit der Erstellung von Klientenspiegeln für selbst definierbare Tätigkeiten (z.B. Firmenbucheinreichung, …)

Mit Hilfe dieses Moduls kann auch die automatisierte Verteilung und weitere Bearbeitung der FinanzOnline Databox-Eingänge (siehe Modul FinanzOnline-Anbindung) organisiert werden.

Auslesen der behördlich zugestellten Eingänge der FinanzOnline Databox und – in Kombination mit der RZL KIS Dokumenten-Verwaltung – automatische Zuordnung der Inhalte zum Klienten im RZL KIS. Aus den ausgelesenen Daten können mit dem KIS Modul Aufgaben-/ Fristenverwaltung automatisch Aufgaben für die zuständigen Sachbearbeiter generiert werden (z. B. für die Bescheidkontrolle). Abfrage der Steuerkonten der Klienten. Übersicht über die abgegebenen und noch abzugebenden Erklärungen sowie über die Vertretungsvollmachten. Abruf des aktuellen Status der Quotenerfüllung. Integrierter RZL Quotenplaner. Ohne KIS Dokumenten-Verwaltung und KIS Aufgaben-/Fristen ist Modul FinanzOnline nicht nutzbar.

Das RZL KIS wählt in Kombination mit einer TAPI-fähigen Telefonanlage direkt die beim Klienten hinterlegte Telefonnummer. Bei eingehenden Anrufen und Rufnummernerkennung erfolgt eine automatische Identifizierung des Anrufers. Automatische Protokollierung des Zeitpunktes des Telefonats und der Gesprächsdauer. Sie ergänzen den Protokolleintrag mit Stichworten oder einer Aktennotiz über den Inhalt des Gesprächs.

Die Projektierungs- und Konfigurationsgebühr fällt bei der Erstanbindung bzw. bei einem Wechsel der Telefonanlage an. Details zur Abwicklung der Anbindung Ihrer Telefonanlage an RZL KIS finden Sie im auszufüllenden Projektierungsformular bzw. den diesbezüglichen Begleitunterlagen, welche wir Ihnen bei Bestellung per Mail zukommen lassen.

Der RZL PDF-Manager Premium bietet viele nützliche Funktionen, welche die Erstellung und den Umgang mit digitalen Dokumenten wesentlich einfacher und effizienter machen.

Erstellen Sie Workflows, welche verschiedenste (bisher manuelle) Arbeitsschritte mit „1-Maus-Klick“ automatisiert für Sie ausführen.

Beispiel für einen Workflow:
Mehrere Dokumente zu einem Dokument zusammenfügen, Seitennummerierung und Inhaltsverzeichnis automatisch erstellen, Dokumentenschutz automatisch vergeben, "Versand" des Dokuments an den Mandanten (z.B. durch automatisierte Bereitstellung am web-basierten Klientenportal Ihrer Kanzlei), automatische Beschlagwortung und Ablage im Kanzlei-Informations-System (KIS).
Vom Zusammenfügen der einzelnen Dokumente bis hin zur Ablage im RZL KIS werden alle Arbeitsschritte automatisch durch "Klick" auf den definierten Workflow ausgeführt!

Der RZL PDF-Manager Premium kann üblicherweise auch zum Drucken aus anderen Programmen (Word, Excel, Internet-Browser,.. ) verwendet werden. Damit können auch Dokumente aus anderen Programmen (z.B. FinanzOnline, Excel, Internet, ...) sehr einfach in die RZL Auswertungen integriert werden (z.B. in die Jahresabschluss-Broschüre Ihrer Kanzlei oder in die monatlichen Auswertungen).

Mit dem RZL PDF-Manager Premium steigern Sie nicht nur Ihre Effizienz, sondern können auch den Inhalt und das Design Ihrer Auswertungen optimieren.

Der RZL PDF-Manager Premium ist nur in Kombination mit dem RZL KIS & Board Basis-Modul nutzbar.

Das RZL KIS & Board Modul WiEReG-Anbindung ermöglicht Kanzleien – über die integrierten WiEReG-Webservices und unterstützt durch die KIS-Aufgabenverwaltung – die jährlich erforderliche Meldung an das Register der wirtschaftlichen Eigentümer durchzuführen. Weiters können Checklisten zur Geldwäscheprävention (Identifizierung Auftraggeber, Risikobeurteilung) ausgefüllt und verwaltet werden, sowie WiEReG-Auszüge in einem definierbaren Intervall oder bei erfolgter Datenänderung automatisiert oder manuell abgerufen werden.

Außerdem kann durch Eingabe der Firmenbuch- oder ZVR-Nummer schnell und einfach die Eigentümer-Struktur potentieller neuer Klienten geprüft werden.

Für die Nutzung der RZL WiEReG-Anbindung benötigen Sie neben dem RZL KIS & Board-Basis-Modul auch die KIS Module Dokumentenverwaltung und Aufgaben-/Fristenverwaltung.

weitere Informationen zur WiEReg-Anbindung