RZL Kanzlei-Informations-
System (KIS)


Für Wirtschaftstreuhänder, Bilanzbuchhalter, Buchhalter, Personalverrechner

Das RZL Kanzlei-Informations-System (KIS) erweitert die RZL Lösungen im Bereich Kanzlei­organisation, indem es klientenbezogene Daten und Vorgänge verwaltet und dokumentiert und verschiedenste Arbeitsabläufe automatisiert.

Das RZL KIS ist damit ein sehr wichtiges, zentrales Steuerungs- und Verwaltungs-Instrument in einer modernen Kanzlei, welches darüber hinaus Ihre Effizienz steigert und Ihnen wertvolle Unterstützung in der Qualitätssicherung Ihrer Arbeiten bietet.

Mit dem RZL KIS wird der digitale Klientenakt Realität! 

Erstellen und verwalten Sie E-Mails, Briefe, Aktenvermerke und sonstige Ereignisse (=Vorgänge) in der Kommunikation mit Ihren Mandanten. Innerhalb kürzester Zeit haben Sie alle Informationen und Ereignisse am Bildschirm und können so kompetent auf die Fragen Ihrer Mandanten eingehen.

Die RZL KIS FinanzOnline-Anbindung bietet Ihnen auf Knopfdruck beispielsweise nicht nur einen aktuellen Überblick über das Steuerkonto Ihrer Mandanten, über den Status der Quotenerfüllung, oder die abgegebenen oder noch abzugebenden Steuererklärungen, sondern liefert Ihnen automatisiert auch die in der FinanzOnline-Databox behördlich und persönlich zugestellten Eingänge. 

Über die RZL KIS Aufgaben-/Fristenverwaltung können diese Databox-Eingänge automatisch verteilt und automatisch mit Aufgaben für die jeweils zuständigen Kanzlei-Sachbearbeiter versehen werden. In Verbindung mit dem RZL Steuererklärungs-Programm ist sogar eine automatische Bescheid-Vorprüfung möglich. 

... und RZL KIS kann noch viel mehr - weitere Infos finden Sie in der hier abrufbaren Leistungsbeschreibung!

Fordern Sie hier detaillierte Unterlagen zu diesem RZL Programm an

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Für weitere Fragen stehen wir Ihnen gerne telefonisch unter 07752 / 252 - 55 (Vertrieb) zu Ihrer Verfügung.

Zahlen und Fakten

Zentrales Steuerungs- und Verwaltungsinstrument für WT-Kanzleien
Mitarbeiter und klientenbezogene Verteilung von Information
Sicherung der Qualität und Nachvollziehbarkeit Ihrer Leistungen
Auf Knopfdruck aktueller Statusüberblick
Zentrale Verwaltung der Klientenstammdaten
Definition von Zuständigkeiten für Mitarbeiter
Dokumentation von klientenbezogenen Ereignissen (Aktenvermerke, Telefonate, E-Mails, Briefe, usw.) direkt beim Klienten (elektronischer Klienten-Akt)
Posteingangsbuch / Postausgangsbuch
Effiziente Erstellung von E-Mail’s und Briefen mit Hilfe vordefinierter Vorlagen
Verwaltung elektronischer Dokumente
Automatische Erstellung wiederkehrender Aufgaben
Erfassung, Überblick, Kontrolle, Erledigung von Fristen
RZL Klienten-Spiegel (Statusbericht über definierte Tätigkeiten)
Anbindung der Telefon-Anlage
FinanzOnline-Anbindung – automatisches Auslesen der Databox
Quotenplanung und kompakter Überblick über den Quotenstatus
Effiziente Erfassungs-, Such- und Aufruffunktionen

Basis-Leistungsumfang

Das RZL KIS-Basis Modul ist Grundvoraussetzung für die Verwendung aller anderen KIS Module.

Mit dem RZL KIS Basis Modul erfolgt die zentrale Verwaltung der Klienten- und Mitarbeiter-Stammdaten. Mit Hilfe des Basis-Moduls können auch verschiedenste, allgemeine Einstellungen und Verwaltungs-Aufgaben (Rechte, Filter, KIS-Admin, ...) getroffen werden. Zusätzlich besteht die Möglichkeit der Erfassung und Dokumentation von Ereignissen (Memos, Gesprächsprotokolle) in der Kommunikation mit dem Klienten. Umfangreiche Filter-, Sortier- und Suchmöglichkeiten runden den Leistungsumfang ab.

Das RZL KIS basiert auf einer von RZL bereitgestellten Microsoft SQL-Datenbank

Optionale Module

Erstellung von Briefen und E-Mails direkt aus dem KIS über die angebundenen MS-Office-Programme. Mit Hilfe von Mustervorlagen werden Briefe automatisch mit den im KIS verwalteten Stammdaten befüllt. Die in diesem Modul umfassten Microsoft-Office-AddIns ermöglichen – in Kombination mit der RZL KIS-Dokumenten-Verwaltung – die klientenbezogene Ablage/Speicherung der Korrespondenz (E-Mails/Briefe) im KIS und damit eine lückenlose Dokumentation der gesamten Brief- und E-Mail-Kommunikation einer Kanzlei. Umfangreiche Filter-, Sortier- und Suchmöglichkeiten. Post-Ein/Ausgangsbuch: Nachweis von Ein- und Ausgängen wichtiger Schriftstücke.

Mit der RZL KIS Dokumenten-Verwaltung können Sie elektronische Dokumente klientenbezogen im KIS speichern und diese jederzeit wieder aufrufen. Beispielsweise können alle über den RZL PDF-Drucker erstellten Auswertungen aus den RZL Programmen direkt im RZL KIS beim Klienten abgelegt und jederzeit wieder eingesehen werden. Gleiches gilt – in Kombination mit der RZL KIS Korrespondenz-Verwaltung – für die E-Mail-Korrespondenz bzw. für andere elektronische Dokumente (Word, Excel, usw.). Alle Dokumente können beschlagwortet bzw. nach verschiedenen Kriterien gefiltert und sortiert werden.

Mit Hilfe des optional verfügbaren RZL FIBU/EA Moduls Belegverarbeitung und der KIS Dokumenten-Verwaltung (sowie des KIS Basis-Moduls) können Belege mit den RZL Programmen verknüpft werden.

Unterstützt die Kanzleiorganisation im Bereich Aufgaben, Fristen, Termine bzw. Quoten (Erfassung, Überblick, Kontrolle und Erledigung). Bietet die Möglichkeit, aus Ereignissen eine Aufgabe für einen oder mehrere Mitarbeiter zu generieren oder automatisiert – und bei Bedarf auch wiederkehrend – generieren zu lassen. Aufgaben können verteilt, weitergeleitet oder erledigt werden. Der Status der Aufgabe ist jederzeit ersichtlich. Möglichkeit der Erstellung von Klientenspiegeln für selbst definierbare Tätigkeiten (z.B. Firmenbucheinreichung, …)

Mit Hilfe dieses Moduls kann auch die automatisierte Verteilung und weitere Bearbeitung der FinanzOnline Databox-Eingänge (siehe Modul FinanzOnline-Anbindung) organisiert werden.

Auslesen der behördlich zugestellten Eingänge der FinanzOnline Databox und – in Kombination mit der RZL KIS Dokumenten-Verwaltung – automatische Zuordnung der Inhalte zum Klienten im RZL KIS. Aus den ausgelesenen Daten können mit dem KIS Modul Aufgaben- / Fristenverwaltung automatisch Aufgaben für die zuständigen Sachbearbeiter generiert werden (z. B. für die Bescheidkontrolle). Abfrage der Steuerkonten der Klienten. Übersicht über die abgegebenen und noch abzugebenden Erklärungen sowie über die Vertretungsvollmachten. Abruf des aktuellen Status der Quotenerfüllung. Integrierter RZL Quotenplaner. Ohne KIS Dokumenten-Verwaltung und KIS Aufgaben-/Fristen ist Modul FinanzOnline nicht nutzbar.

Das RZL KIS wählt in Kombination mit einer TAPI-fähigen Telefonanlage direkt die beim Klienten hinterlegte Telefonnummer. Bei eingehenden Anrufen und Rufnummernerkennung erfolgt eine automatische Identifizierung des Anrufers. Automatische Protokollierung des Zeitpunktes des Telefonats und der Gesprächsdauer. Sie ergänzen den Protokolleintrag mit Stichworten oder einer Aktennotiz über den Inhalt des Gesprächs.

Die Projektierungs- und Konfigurationsgebühr fällt bei der Erstanbindung bzw. bei einem Wechsel der Telefonanlage an. Details zur Abwicklung der Anbindung Ihrer Telefon-Anlage an RZL KIS finden Sie im auszufüllenden Projektierungsformular bzw. den diesbezüglichen Begleitunterlagen, welche wir Ihnen bei Bestellung per Mail zukommen lassen.

RZL PDF-Manager Premium

Der RZL PDF-Manager Premium bietet viele nützliche Funktionen, welche die Erstellung und den Umgang mit digitalen Dokumenten wesentlich einfacher und effizienter machen.

Erstellen Sie Workflows, welche verschiedenste (bisher manuelle) Arbeitsschritte mit „1-Maus-Klick“ automatisiert für Sie ausführen.

Beispiel für einen Workflow:
Mehrere Dokumente zu einem Dokument zusammenfügen, Seitennummerierung und Inhaltsverzeichnis automatisch erstellen, Dokumentenschutz automatisch vergeben, "Versand" des Dokuments an den Mandanten (z.B. durch automatisierte Bereitstellung am web-basierten Klientenportal Ihrer Kanzlei), automatische Beschlagwortung und Ablage im Kanzlei-Informations-System (KIS).
Vom Zusammenfügen der einzelnen Dokumente bis hin zur Ablage im RZL KIS werden alle Arbeitsschritte automatisch durch "Klick" auf den definierten Workflow ausgeführt!

Sofern am Arbeitsplatz-PC Windows 10 oder Microsoft Server 2016 installiert ist, können Sie den RZL PDF-Manager Premium auch zum Drucken aus anderen Programmen (Word, Excel, Internet-Browser,.. ) nutzen. Damit können auch Dokumente aus anderen Programmen sehr einfach in die RZL Auswertungen integriert werden (z.B. in die Jahresabschluss-Broschüre Ihrer Kanzlei oder in die monatlichen Auswertungen).

Mit dem RZL PDF-Manager Premium steigern Sie nicht nur Ihre Effizienz, sondern können auch den Inhalt und das Design Ihrer Auswertungen optimieren.

Der RZL PDF-Manager Premium ist für Anwender der Programme KIS, Board und Belegverarbeitung nutzbar.