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RZL Kanzlei-Informations-System (KIS)

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Version für WT, BIBU, BH, PV

  

Das neue RZL Kanzlei-Informations-System (KIS) ergänzt die bisherige Palette an RZL Lösungen im Bereich Kanzlei­organisation, indem es klientenbezogene Daten und Vorgänge verwaltet.

 

Dadurch wird das RZL KIS zu einem wichtigen, zentralen Steuerungs- und Verwaltungsinstrument in einer modernen WT-Kanzlei. Darüber hinaus bietet es Ihnen wertvolle Unterstützung in der Qualitätssicherung Ihrer Arbeiten.

 

Weitere Fragen zum RZL Kanzlei-Informations-System (KIS) beantworten wir Ihnen gerne unter der Tel. Nr. 0 77 52 / 252 - 65 (Vertrieb) oder fordern Sie unter Softwarezollexpress@rzlzollexpress.at eine detaillierte Leistungsbeschreibung und ein Angebot an.

Downloads

Technische Voraussetzungen zum Betrieb des RZL Kanzlei-Informations-System

Highlights

Zentrales Steuerungs- und Verwaltungsinstrument für WT-Kanzleien 
Mitarbeiter und klientenbezogene Verteilung von Information
Sicherung der Qualität und Nachvollziehbarkeit Ihrer Leistungen
Auf Knopfdruck aktueller Statusüberblick
Zentrale Verwaltung der Klientenstammdaten
Definition von Zuständigkeiten für Mitarbeiter
Dokumentation von klientenbezogenen Ereignissen (Aktenvermerke, Telefonate, E-Mails, Briefe, usw.) direkt beim Klienten (elektronischer Klienten-Akt)
Posteingangsbuch / Postausgangsbuch
Effiziente Erstellung von E-Mail’s und Briefen mit Hilfe vordefinierter Vorlagen
Verwaltung elektronischer Dokumente
Automatische Erstellung wiederkehrender Aufgaben
Erfassung, Überblick, Kontrolle, Erledigung von Fristen
RZL Klienten-Spiegel (Statusbericht über definierte Tätigkeiten)
Anbindung der Telefon-Anlage
FinanzOnline-Anbindung – automatisches Auslesen der Databox
Quotenplanung und kompakter Überblick über den Quotenstatus
Effiziente Erfassungs-, Such- und Aufruffunktionen

Basis-Leistungsumfang

 

Das RZL KIS-Basis Modul ist Grundvoraussetzung für die Verwendung aller anderen KIS Module.


Mit dem RZL KIS Basis Modul erfolgt die zentrale Verwaltung der Klienten- und Mitarbeiter-Stammdaten. Mit Hilfe des Basis-Moduls können auch verschiedenste, allgemeine Einstellungen und Verwaltungs-Aufgaben (Rechte, Filter, KIS-Admin, ...) getroffen werden. Zusätzlich besteht die Möglichkeit der Erfassung und Dokumentation von Ereignissen (Memos, Gesprächsprotokolle) in der Kommunikation mit dem Klienten. Umfangreiche Filter-, Sortier- und Suchmöglichkeiten runden den Leistungsumfang ab.


Das RZL KIS basiert auf einer von RZL bereitgestellten Microsoft SQL-Datenbank.

Optionale Module

Erstellung von Briefen und E-Mails direkt aus dem KIS über die angebundenen MS-Office-Programme. Mit Hilfe von Mustervorlagen werden Briefe automatisch mit den im KIS verwalteten Stammdaten befüllt. Die in diesem Modul umfassten Microsoft-Office-AddIns ermöglichen – in Kombination mit der RZL KIS-Dokumenten-Verwaltung – die klientenbezogene Ablage/Speicherung der Korrespondenz (E-Mails/Briefe) im KIS und damit eine lückenlose Dokumentation der gesamten Brief- und E-Mail-Kommunikation einer Kanzlei. Umfangreiche Filter-, Sortier- und Suchmöglichkeiten. Post-Ein/Ausgangsbuch: Nachweis von Ein- und Ausgängen wichtiger Schriftstücke.

Mit der RZL KIS Dokumenten-Verwaltung können Sie elektronische Dokumente klientenbezogen im KIS speichern und diese jederzeit wieder aufrufen. Beispielsweise können alle über den RZL PDF-Drucker erstellten Auswertungen aus den RZL Programmen direkt im RZL KIS beim Klienten abgelegt und jederzeit wieder eingesehen werden. Gleiches gilt – in Kombination mit der RZL KIS Korrespondenz-Verwaltung – für die E-Mail-Korrespondenz bzw. für andere elektronische Dokumente (Word, Excel, usw.). Alle Dokumente können beschlagwortet bzw. nach verschiedenen Kriterien gefiltert und sortiert werden.

 

Mit Hilfe des optional verfügbaren RZL FIBU/EA Moduls Belegverarbeitung und der KIS Dokumenten-Verwaltung (sowie des KIS Basis-Moduls) können Belege mit den RZL Programmen verknüpft werden.

Unterstützt die Kanzleiorganisation im Bereich Aufgaben, Fristen, Termine bzw. Quoten (Erfassung, Überblick, Kontrolle und Erledigung). Bietet die Möglichkeit, aus Ereignissen eine Aufgabe für einen oder mehrere Mitarbeiter zu generieren oder automatisiert – und bei Bedarf auch wiederkehrend – generieren zu lassen. Aufgaben können verteilt, weitergeleitet oder erledigt werden. Der Status der Aufgabe ist jederzeit ersichtlich. Möglichkeit der Erstellung von Klientenspiegeln für selbst definierbare Tätigkeiten (z.B. Firmenbucheinreichung, …)

 

Mit Hilfe dieses Moduls kann auch die automatisierte Verteilung und weitere Bearbeitung der FinanzOnline Databox-Eingänge (siehe Modul FinanzOnline-Anbindung) organisiert werden.

Auslesen der behördlich zugestellten Eingänge der FinanzOnline Databox und – in Kombination mit der RZL KIS Dokumenten-Verwaltung – automatische Zuordnung der Inhalte zum Klienten im RZL KIS. Aus den ausgelesenen Daten können mit dem KIS Modul Aufgaben- / Fristenverwaltung automatisch Aufgaben für die zuständigen Sachbearbeiter generiert werden (z. B. für die Bescheidkontrolle). Abfrage der Steuerkonten der Klienten. Übersicht über die abgegebenen und noch abzugebenden Erklärungen sowie über die Vertretungsvollmachten. Abruf des aktuellen Status der Quotenerfüllung. Integrierter RZL Quotenplaner. Ohne KIS Dokumenten-Verwaltung und KIS Aufgaben-/Fristen ist Modul FinanzOnline nicht nutzbar.

Das RZL KIS wählt in Kombination mit einer TAPI-fähigen Telefonanlage direkt die beim Klienten hinterlegte Telefonnummer. Bei eingehenden Anrufen und Rufnummernerkennung erfolgt eine automatische Identifizierung des Anrufers. Automatische Protokollierung des Zeitpunktes des Telefonats und der Gesprächsdauer. Sie ergänzen den Protokolleintrag mit Stichworten oder einer Aktennotiz über den Inhalt des Gesprächs.

 

Die Projektierungs- und Konfigurationsgebühr fällt bei der Erstanbindung bzw. bei einem Wechsel der Telefonanlage an. Details zur Abwicklung der Anbindung Ihrer Telefon-Anlage an RZL KIS finden Sie im auszufüllenden Projektierungsformular bzw. den diesbezüglichen Begleitunterlagen, welche wir Ihnen bei Bestellung per Mail zukommen lassen.