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Fragen und Antworten: Hilfestellung zum Jahreswechsel

 

Zur Unterstützung bei den alljährlich wiederkehrenden Arbeiten zum Jahreswechsel in den RZL Programmen, haben wir hier eine Top Liste der "most wanted" Fragen zusammen gestellt:
 

Wie kann ein neues "Lohnverrechnungsjahr" mit automatischer Übernahme der Mitarbeiter angelegt werden?

 

Die Anlage eines neuen Jahres in der Lohnverrechnung erfolgt durch die Jahresübernahme, ausgehend vom alten Jahr. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie im alten Lohnverrechnungsjahr im Menü Bearbeiten auf Übernahme.
  2. Wählen Sie Jahresübernahme.
  3. Klicken Sie auf Übernehmen.


Dadurch wird der Lohnverrechnungsklient für das nächste Jahr mit allen Stammdaten und sämtlichen Dienstnehmern angelegt und ist für die Eingaben des nächsten Jahres vorbereitet.


Hinweis: Bitte achten Sie darauf, dass die aktuellste RZL Programmaktualisierung (Jahreswechsel-Update, wenn verfügbar) installiert ist. 


Detaillierte Informationen dazu finden Sie auch im RZL LOHN Handbuch, Kapitel 17.

Wie führe ich eine Jahresübernahme durch?

 

In den RZL Programmen dient der Vorgang Jahresübernahme für den Wechsel in das neue Wirtschaftsjahr. 

Ausgehend vom alten Buchungszeitraum sind es nur zwei Schritte:

  1. Klicken Sie im Menü Bearbeiten auf Übernahme.
  2. Wählen Sie Jahresübernahme.


Vom Programm wird der neue Zeitraum für das folgende Wirtschaftsjahr automatisch vorgeschlagen, eine Änderung ist nur in Ausnahmefällen nötig. Mit der Jahresübernahme wird der Klient vom Programm automatisch für das neue Jahr angelegt und die Personenkonten (Debitoren und Kreditoren) werden eröffnet.

Eine detaillierte Beschreibung finden Sie auch im RZL FIBU-Handbuch oder im RZL EA-Handbuch, jeweils im Kapitel 21.

Können auch Sachkonten bei der Jahresübernahme automatisch eröffnet werden?

 

Ja, einzelne oder auch mehrere Sachkonten können automatisch eröffnet werden:

 

  1. Klicken Sie im Menü Stamm auf Konten.
  2. Wählen Sie Stammdaten auf Konten ändern.
  3. Markieren Sie den Menüpunkt Verankerung bei Jahresübernahme EB buchen auf Sachkonten ändern.
  4. Klicken Sie auf Weiter. Sie sehen die Auflistung der Konten mit Eröffnung E-Bilanz auf Sachkonten.
  5. Stellen Sie nun um auf: ohne Eröffnung E-Bilanz auf Sachkonten.

 

Jetzt werden alle Konten angezeigt, welche bei einer Jahresübernahme nicht automatisch eröffnet werden. Sie können hier alle Sachkonten, die Sie automatisch vom Programm eröffnet haben möchten (z.B.: Bankkonto, Kassa,...), mit einem Häkchen im Kästchen markieren und anschließend über Durchführen die automatische Übernahme aktivieren.

 

Wenn Sie anschließend eine Jahresübernahme durchführen (klicken Sie dazu im Menü Bearbeiten auf Übernahme, wählen Sie Jahresübernahme) werden diese Sachkonten im neuen Jahr eröffnet.

 

Um einzelne Sachkonten automatisch bei Jahresübernahme zu eröffnen, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

 

  1. Klicken Sie im Menü Stamm auf Konten.
  2. Wählen Sie Konten.
  3. Geben Sie die Kontonummer ein, drücken Sie die Enter-Taste.
  4. Im Registerblatt Sonstiges muss das Feld bei Jahresübernahme EB Buchen angehakt sein.
  5. Klicken Sie auf Speichern.

 

Sollen bei einer nachträglichen Jahresübernahme die Sachkonten eröffnet werden, muss diese Aktivierung in beiden Wirtschaftsjahren vorgenommen werden.

Zur Erstellung der Jahreslohnzettel (L16) für Dienstnehmer führen Sie bitte folgende Arbeitsschritte aus:

  1. Klicken Sie im Menü Bearbeiten auf Elektronische Übermittlung.
  2. Wählen Sie Elektronische Meldung GKK erstellen.
  3. Geben Sie den Monat 12 ein, bestätigen Sie die Eingabe mit der Enter-Taste.
  4. Wechseln Sie in das Registerblatt Überprüfung GKK-Daten.
  5. Wählen Sie Lohnzettel L16/E18 und die Option Klient an.
  6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Prüfen.

Sie erhalten einen Ausdruck, in welchem Ihnen mitgeteilt wird, dass die Daten für die elektronische Übermittlung in Ordnung sind.

Sollten einige Pflichtfelder für die Übermittlung nicht befüllt oder nicht korrekt sein, wird ein entsprechender Fehlerhinweis angezeigt. Nehmen Sie in diesem Fall bitte die notwendigen Änderungen in der Abrechnung des Dienstnehmers vor.

Führen Sie die Überprüfung der Daten so lange durch, bis kein Fehlerhinweis mehr angezeigt wird.

Im Anschluss gehen Sie für die Erstellung der Jahreslohnzettel bitte wie folgt vor:

  1. Wechseln Sie in das Registerblatt Erstellung GKK-Datei.
  2. Wählen Sie Lohnzettel (L16)/(E18).
  3. Zusätzlich kann die Option ohne beendete Dienstverhältnisse bzw. ohne aufrechte Dienstverhältnisse aktiviert werden (wenn nur ein Teil der Lohnzettel gesendet werden soll).
  4. Wählen Sie die Option Klient.
  5. Klicken Sie auf Erstellen.
  6. Im Registerblatt Protokoll kann die Datei nochmals kontrolliert bzw. gedruckt werden.

Für die Übermittlung der Lohnzettel L16 an die GKK wählen Sie folgende Menüpunkte:

  1. Klicken Sie im Menü Klient auf Elektronische Übermittlung.
  2. Wählen Sie Elektronische Meldung GKK absenden.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden.

Nun wird das ELDA-Programm gestartet und die Übermittlung an die GKK durchgeführt. Anschließend erhalten Sie vom ELDA-Programm eine Meldebestätigung, welche ausgedruckt und gespeichert werden kann.

Weitere Informationen zur Lohnzettelerstellung finden Sie auch im Handbuch Lohnverrechnung, im Kapitel 10.2

Wie kann ich Konten bzw. das Journal wieder ab Anfang des Wirtschaftsjahres ausdrucken?

 

Um das Journal oder die Konten ab Start des Wirtschaftsjahres auszudrucken:

  1. Klicken Sie im Menü Bearbeiten auf Repair.
  2. Wählen Sie Ausdrucke.
  3. Wählen Sie den gewünschten Ausdruck (Journaldruck, Kontendruck).
  4. Wählen Sie Optionen aus.
  5. Klicken Sie auf Repair.


TIPP (für den Kontenausdruck): Dieses Repair muss nicht zwingend für alle Konten erfolgen. Werden in diesem Dialog einzelne Kontonummern eingegeben, so werden nur diese wiederhergestellt und können erneut ausgedruckt werden.

Informationen zum Rückstellen der Merker für einen zweiten Ausdruck finden Sie im RZL FIBU Handbuch, Kapitel 24.6.1 oder im RZL EA Handbuch, Kapitel 25.4.1.

Seit 2005 müssen Kommunalsteuererklärungen elektronisch über FinanzOnline abgegeben werden. Mit drei Schritten können Sie das durchführen:

  1. Automatische Zuordnung der fünfstelligen Gemeindekennziffern (früher Gemeindenummer).
  2. Erstellung der elektronischen Kommunalsteuererklärung pro Klient – oder klientenübergreifend.
  3. Versenden der Kommunalsteuererklärung.

Details dazu in der Kurzanleitung zur elektronischen Kommunalsteuererklärung.

Ist es in der RZL Finanzbuchhaltung möglich, während des Jahres auf ein Wirtschaftsjahr umzustellen, wenn ich im neuen Wirtschaftsjahr bereits gebucht habe?

 

Man kann nur dann auf ein neues/anderes Wirtschaftsjahr umstellen, wenn in diesem noch nicht gebucht wurde. Für mandantenfähige Versionen von RZL Programmen gibt es allerdings eine alternative Vorgehensweise.

 

Man übernimmt dabei die Buchungen vom ersten auf einen neuen, temporären Klienten:

  1. Legen Sie für die Übernahme kurzfristig einen neuen Klienten an.
  2. Klicken Sie im Menü Bearbeiten auf Übernahme.
  3. Wählen Sie Übernahme auf anderen Klienten.
  4. Geben Sie die neue Klientennummer ein oder drücken Sie die F2-Taste, um aus einer Liste auszuwählen.
  5. Klicken Sie auf Übernehmen.
  6. Klicken Sie auf Durchführen...
  7. Geben Sie bei Buchungen der Monate [von... bis ...] den bebuchten Zeitraum ein. (zB.: von 11-11)
  8. Klicken Sie auf Durchführen.

Im alten Klienten werden nun alle Buchungen storniert und im neuen Klienten gebucht.

  1. Klicken Sie im Menü Stamm auf Klient.
  2. Im Registerblatt Zeit stellen Sie den korrekten Buchungs-Zeitraum um. (1.1. – 31.10.)
  3. Klicken Sie auf Speichern.
  4. Führen Sie eine Jahresübernahme durch.

Sie müssen nun die stornierten Buchungen im Klienten mit WJ 1.11 - 31.10 nachbuchen und anschließend können Sie den neuen Klienten wieder löschen.

Beim Vorjahresvergleich werden falsche Vorjahreswerte angezeigt. Warum ist das so?

 

Wenn abweichende Vorjahreswerte angezeigt werden, wurde vermutlich vor dem Fertigstellen der Vorjahresbilanz bereits eine Jahresübernahme durchgeführt. Führen Sie die Jahresübernahme nochmals durch:

 

  1. Klicken Sie im Menü Bearbeiten auf Übernahme.
  2. Wählen Sie Jahresübernahme.
  3. Klicken Sie auf Übernehmen.

 

Damit werden beim Vorjahresvergleich die Vorjahreswerte korrekt angezeigt.

Wie erfolgt die Erstellung des Lohnzettels, wenn bei einem ausgetretenen Dienstnehmer die Urlaubsersatzleistung ins Folgejahr reicht?

 

Um den Lohnzettel zu erstellen:

  1. Steigen Sie in die Abrechnung des Dienstnehmers ein.
  2. Wechseln Sie in den Abrechnungsbildschirm Austritt.
  3. Unter Punkt Ersatzleistung (UE) nehmen Sie bitte den entsprechenden Eintrag vor.

Detaillierte Informationen zu dieser Eingabe finden Sie auch im LOHN Handbuch (Kapitel 6.7. - Gruppe Ersatzleistungen (Urlaubsentgelt)).

  1. Nach erfolgter Eingabe klicken Sie auf die Schaltfläche Abrechnen.
  2. Vom Programm erfolgt die Abfrage für die Erstellung des Lohnzettels.
  3. Beantworten Sie diese Abfrage mit JA.

Der für den Teil der Urlaubsersatzleistung – welcher ins nächste Jahr fällt – notwendige SV Teil des L16 wird automatisch mit erstellt.

 

Nach Fertigstellung der Abrechnungen aller Dienstnehmer kann die Jahresübernahme durchgeführt werden. Bei dieser Jahresübernahme wird der SV-Teil der Urlaubsersatzleistung des Dienstnehmers automatisch ins Folgejahr übernommen und mit dem Beitragsnachweis Jänner übermittelt.